Fragen und Antworten

Sie haben eine Frage? Die passende Antwort finden Sie vielleicht schon bei unseren FAQs.

Häufig gestellte Fragen

Wenn Sie Ihre Zugangsdaten vergessen oder verloren haben (Benutzername und/oder Registrierungs-PIN), wenden Sie sich bitte an den IT-Service-Desk der HZD, den Sie unter der Rufnummer 0611 340 1570 erreichen.
Bitte halten Sie Ihre Personalnummer für die weitere Bearbeitung bereit.

Die Zugangsdaten wurden allen berechtigten Personen an die Dienststelle zugestellt.

Sollten Sie neu eingestellt werden oder worden sein, wird Ihr E-Mail-Konto nach Abschluss Ihrer Einstellungsmaßnahme automatisch generiert. Ein Brief mit Ihren Zugangsdaten wird danach an Ihre Hauptdienststelle (zum Beispiel Schule oder Studienseminar) gesendet.
Sollten Sie dennoch keine Zugangsdaten erhalten haben, wenden Sie sich an den IT-Service-Desk der HZD, den Sie unter der Rufnummer 0611 340 1570 erreichen.
Bitte halten Sie Ihre Personalnummer für die weitere Bearbeitung bereit.

Wenn Sie Ihre Anmeldedaten (Passwort, Registrierungs-PIN oder Einmalpasswort) viermal falsch eingegeben haben, wird das Konto vorübergehend gesperrt. Die Sperrung dauert 30 Minuten. Danach ist es erneut möglich sich anzumelden. Sollten Sie sich trotzdem nicht mehr anmelden können, wenden Sie sich an den IT Service Desk, den Sie unter der Rufnummer 0611 340 1570 erreichen.

Sie können Ihr Passwort selbst zurücksetzen. Dafür benötigen Sie Ihre E-Mail-Adresse, Ihre registrierte App für die Erzeugung des Einmalpassworts und die Antwort auf Ihre bei der Registrierung gewählte Sicherheitsfrage.

Gehen Sie dann auf die Seite https://owa.hessen.deÖffnet sich in einem neuen Fenster und klicken Sie auf "Passwort vergessen".

Folgen Sie den weiteren Schritten, die Ihnen hier vorgegeben werden.

Ausführlich beschrieben ist das Vorgehen im Anwenderhandbuch, dieses ist auf der Internetseite des HKM aufrufbar: https://email.kultus.hessen.deÖffnet sich in einem neuen Fenster.

Sollte Ihnen die Rücksetzung Ihres Passworts dennoch nicht möglich sein, wenden Sie sich an den IT-Service-Desk der HZD, den Sie unter der Rufnummer 0611 340 1570 erreichen.

Da das Einmalpasswort immer nur 30 Sekunden angezeigt wird und sich dann ändert, ist es notwendig, dass Ihr Smartphone mit einem offiziellen Server synchronisiert ist. Diese genaue Zeit erhalten Sie, indem Sie diese nicht manuell eintragen, sondern automatisch von Ihrem Smartphone über das Internet einstellen lassen. Die entsprechende Funktion finden Sie in den Einstellungen auf Ihrem Smartphone.

Die Fehlermeldung„Sie haben Ihre E-Mail-Adresse falsch eingegeben" erhalten Sie immer dann, wenn Sie Ihre @schule.hessen.de E-Mail-Adresse falsch eingegeben haben. Bitte gleichen Sie Ihre eingegebene @schule.hessen.de E-Mail-Adresse mit der im Anschreiben hinterlegten E-Mail-Adresse ab. Bitte achten Sie darauf, dass keine Leerzeichen oder weitere Zeichen vor oder nach der E-Mail-Adresse im Eingabefeld vorhanden sind.

Wenn Sie die Fehlermeldung „ungültiges Passwort“, beim Login eines bereits komplett eingerichteten @schule.hessen.de Kontos erhalten, so haben Sie ein falsches Passwort eingegeben. Wenn Sie sich nicht mehr an Ihr selbstvergebenes Passwort erinnern können, so können Sie Ihr Passwort selbst zurücksetzen (siehe FAQ Ich habe mein Passwort vergessen. Wie erhalte ich ein neues Passwort? ).
Wenn Sie die Fehlermeldung während des Einrichtungsprozesses erhalten, so haben Sie Ihr Initialkennwort falsch eingegeben. Das Initialkennwort können Sie selbst ermitteln indem Sie Ihre Personalnummer an EfL#0 anhängen. Lautet Ihre Personalnummer z. B. 1234567, dann heißt Ihr Initialpasswort EfL#01234567. Bitte beachten Sie, dass hinter der # genau 8 Stellen stehen müssen. Bitte achten Sie darauf, dass keine Leerzeichen oder weitere Zeichen vor oder nach der E-Mail-Adresse im Eingabefeld vorhanden sind.

Sie haben zu lange gebraucht, um Ihre Anmeldung/Einrichtung abzuschließen, daher wurde die Verbindung zum Server zurückgesetzt und Sie müssen mit der Anmeldung/Einrichtung leider von vorne beginnen.

Schreiben Sie sich Ihr neu erstelltes Passwort in einem Textdokument vor und fügen Sie dieses über die Zwischenablage mit den Befehlen „Kopieren/Einfügen“ in die dafür vorgesehenen Felder ein. So können Sie Tippfehler vermeiden, die zu der Fehlermeldung führen. Bitte beachten Sie auch die Vorgaben zur Erstellung von Passwörtern in unseren FAQ.

Sie haben Ihr Einmalpasswort entweder falsch eingegeben, anstatt 123456, haben Sie 123 456 (Hinweis: es darf kein Leerzeichen zwischen den Ziffern sein) eingegeben oder das Einmalpasswort ist bereits abgelaufen. Bitte achten Sie auf den Ablaufzähler (Countdown) in Ihrer OTP-App. Sobald dieser nahe des Ablaufs ist, empfiehlt es sich zu warten und das Einmalpasswort des neuen Umlaufs zu verwenden.

Wenn Sie die Fehlermeldung „Anmeldefehler: Bitte schließen Sie Ihren Browser und melden Sie sich frühestens in 5 Minuten erneut an“ erhalten, finden Sie nachfolgend Lösungsvorschläge:

  1. Bitte schließen Sie den Browser komplett und warten Sie mit dem erneuten Aufruf der Website(s) https://owa.hessen.deÖffnet sich in einem neuen Fenster bzw. https://selfowa.hessen.deÖffnet sich in einem neuen Fenster mindestens 5 Minuten.
  2. Bitte achten Sie darauf, dass in der Adressleiste des Browsers ausschließlich die folgenden Internetadressen stehen und entfernen manuell alle Zeichen nach .de in Adressleiste. https://owa.hessen.deÖffnet sich in einem neuen Fenster https://hsvnowa.hessen.deÖffnet sich in einem neuen Fenster (aus dem Schulverwaltungsnetz) https://selfowa.hessen.deÖffnet sich in einem neuen Fenster
  3. Haben Sie ein Lesezeichen (Bookmark) für das Abrufen der Postfach-Adresse gesetzt? Für Lesezeichen dürfen nur die Adresse https://owa.hessen.deÖffnet sich in einem neuen Fenster und aus dem Schulnetz https://hsvnowa.hessen.deÖffnet sich in einem neuen Fenster verwendet werden. Bitte überprüfen Sie Ihre Lesezeichen und passen Sie diese ggf. an.
  4. Überprüfen Sie ob Ihre Browsereinstellungen grundsätzlich das Setzen von Cookies erlauben. Bitte sichten Sie dazu die Anleitungen und Hilfestellungen Ihres verwendeten Browsers. Wichtig, die Option „keine Cookies erlauben“ darf keinesfalls gesetzt sein. Bitte starten Sie anschließend den Browser neu, um die Änderungen zu übernehmen.
  5. Deaktivieren Sie Browser-Addons wie Adblocker (Werbeblocker, Cookieblocker). Starten Sie anschließend den Browser bitte neu, um die Änderungen zu übernehmen.
  6. Zur Vermeidung des Fehlers führen Sie bitte immer eine vollständige Abmeldung aus Ihrem dienstlichen Postfach durch. Betätigen Sie den Abmelde-Button und schließen Sie danach den Browser einmal komplett.
  7. Leeren Sie bitte vor der erneuten Anmeldung den Cache des Browsers und löschen Sie die Cookies. Starten Sie anschließend den Browser neu und öffnen Sie https://owa.hessen.deÖffnet sich in einem neuen Fenster.
  8. Bei der Verwendung eines iPads: Bitte achten Sie darauf, dass Sie sich aus der OWA Applikation vollständig abmelden und die Browser-App auf dem iPad schließen. Den Abmeldedialog finden Sie unten rechts im Browserfenster (die 3 Punkte neben Brillensymbol anklicken und dann „Abmelden“ betätigen)

Die Beantragung von FunktionspostfächernÖffnet sich in einem neuen Fenster haben wir Ihnen ausführlich in einem gesonderten Punkt auf unserer Internetseite beschrieben.
Wir stellen ausschließlich Funktionspostfächer für den schulischen Datenschutz, die schulische Schwerbehinderten-Vertretung und den Personalrat zur Verfügung.
Davon abweichende Funktionspostfächer können nicht über uns beantragt werden.

Bitte beachten Sie, dass der Zugriff auf die oben genannten Funktionspostfächer nur über ein @schule.hessen.de Konto möglich ist.

Registrierung - Anmeldung

  1. Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) ist ein weiterer Schritt bei der Anmeldung, der die Sicherheit erhöht. Bei der Erstregistrierung wird eine App über eine Registrierungs-PIN mit dem E-Mail-Konto verknüpft. Nach der Verknüpfung generiert die App alle 30 Sekunden eine neue sechsstellige Nummer (Einmalpasswort), die nur Ihnen und dem E-Mail-Server bekannt ist. Bei jeder Anmeldung wird nach der Eingabe Ihres Benutzernamens (= Ihre E-Mail-Adresse) und Ihres Passworts nach dem gültigen Einmalpasswort gefragt, dass Sie dann der App entnehmen und eingeben.
  2. Theoretisch sind fast alle auf dem Markt angebotenen Authenticator Apps einsetzbar. Die Funktionsweisen unterscheiden sich jedoch voneinander. Wir empfehlen für Smartphones/Tablets den "Google Authenticator" oder den "Microsoft Authenticator".

Der Name für Ihr Smartphone darf nicht mit einer Zahl beginnen und keine Sonderzeichen enthalten.

Folgende Vorgaben gilt es bei der Erstellung eines neuen Passwortes zu beachten:

  1. Das Passwort muss mindestens 8 Zeichen lang sein und Zeichen aus mindestens drei der folgenden vier Kategorien aufweisen:
  2. Großbuchstaben europäischer Sprachen (A bis Z, mit diakritischen Zeichen, griechischen und kyrillischen Zeichen)
  3. Kleinbuchstaben europäischer Sprachen (a bis z, Sharp-s, mit diakritischen Zeichen, griechischen und kyrillischen Zeichen)
  4. Basis 10 Ziffern (0 bis 9)
  5. Nicht alphanumerische Zeichen (Sonderzeichen): (~! @ # $% ^& * -+ = ' | \ \ (){}\ []:; "' <>,.? /) Währungssymbole wie Euro oder Britisches Pfund werden nicht als Sonderzeichen für diese Richtlinieneinstellung gezählt.

Das Passwort muss erstmals bei der Registrierung und danach alle 42 Tage geändert werden.

Wenn Sie weitere Geräte registrieren möchten, rufen Sie die Seite https://selfowa.hessen.deÖffnet sich in einem neuen Fenster auf, dort können Sie weitere Geräte hinzufügen. Es können insgesamt bis zu 5 Geräte mit Ihrem Konto verknüpft werden.

Die Registrierung weiterer Geräte führen Sie genauso wie in Kapitel 4.4 – Registrierung Ihres Smartphones - des Anwenderhandbuchs beschrieben durch.

Sie können die Antwort auf Ihre Sicherheitsfrage neu vergeben, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:
Sie haben eine gültige E-Mail-Adresse, sie kennen Ihr aktuelles Passwort und Sie können ein Einmal-Passwort für Ihr Konto generieren.
1. Rufen Sie die URL https://selfowa.hessen.de/registerÖffnet sich in einem neuen Fenster auf
2. Bitte bestätigen Sie die Nutzungsbedingungen und den Datenschutzhinweis
3. In dem darauffolgenden Fenster muss als Überschrift „Neuregistrierung Ihrer Frage/ Antwort für die wissensbasierte Authentifizierung“ stehen, falls dies nicht der Fall ist, wenden Sie sich bitte an den Service-Desk der HZD
4. Im nächsten Schritt müssen Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort eingeben und dann das Einmalpasswort (OTP) aus der Authenthicator App - bestätigen
5. Im nächsten Schritt können Sie die Sicherheitsfrage neu ausgewählten und/oder die Antwort neu vergeben.
Bei Problemen wenden Sie sich an den IT-Service-Desk der HZD, den Sie unter der Rufnummer 0611 340 1570 erreichen.

Die Nutzung der Zwei-Faktor-Authentifizierung ist aus Sicherheitsgründen mit einem weiteren Gerät wie einem Smartphone dringend empfohlen.

Sollten Sie über kein Tablet oder Smartphone verfügen ist die Anmeldung auch mit nur einem PC oder Notebook möglich.

Wir stellen Ihnen für Geräte mit Windows 10 Betriebssystemen eine Anleitung für die Installtion des Oracle Mobile Authenticatorszur Verfügung:
Zur AnleitungÖffnet sich in einem neuen Fenster
Für OTP Applikationen der Betriebssysteme MAC-OS oder Linux können wir leider keinen weiteren Support anbieten.

Technische Voraussetzung

Wenn Sie von diesem Rechner aus ihr dienstliches E-Mail-Konto aufrufen wollen, müssen Sie den Link https://hsvnowa.hessen.deÖffnet sich in einem neuen Fenster verwenden. Achtung! Der Link ist anders als aus dem freien Internet. "hsvn" ist hier vorangestellt. Darüber hinaus sind folgende Voraussetzungen der Browser zu erfüllen: Internet Explorer 11 oder höher / Apple Safari 7 oder höher / Google Chrome 50 oder höher / Firefox 35 oder höher.
Wir empfehlen bei der Nutzung Ihrer dienstlichen E-Mail mit Rechnern die in das HSVN eingebunden sind die Nutzung des Inkognito-/privaten Modus. Bitte achten Sie darauf, dass Sie sich vollständig aus Ihrem dienstlichen E-Mail-Account ausloggen und den Browser komplett schließen.
Ältere Konfigurationen werden nicht unterstützt, auch wenn es praktisch sogar funktionieren könnte. Bei neueren Browsern kann es abhängig von der Konfiguration dennoch Probleme geben, vor allem bei Einschränkungen im Bereich Cookie oder Java. Der gewählte Browser muss aber zwingend HTML5 unterstützen.
Falls der Internet Explorer 11 im Kompatibilitätsmodus arbeitet, muss dieser ausgeschaltet werden, da dieser kein HTML5 unterstützt. Das geht wie folgt: Im Browser oben das "Rädchen" aufrufen und auf "Einstellungen der Kompatibilitätsansicht“ gehen. Hier müssen alle Optionen zur Kompatibilität ausgeschaltet sein.
Bitte wenden Sie sich bei Problemen mit Rechnern, die im HSVN eingebunden sind zuerst an Ihren Vorort-IT-Betreuer.

Der E-Mail-Zugriff kann ausschließlich über Browser (wie zum Beispiel Firefox, Chrome, Edge oder Safari) erfolgen. Die E-Mail-Plattform ist erreichbar über den Link: https://owa.hessen.deÖffnet sich in einem neuen Fenster.

Eine Einbindung des Kontos in Clientanwendungen, wie Outlook, Thunderbird oder ein anderes E-Mail-Programm beziehungsweise in die E-Mail-Verwaltung Ihres Smartphones/Tablets, ist aus Datenschutzgründen nicht möglich. Bei der Einbindung in eine Clientsoftware würden Daten und Anhänge in der Regel automatisiert auf Ihr (privates) Endgerät heruntergeladen. Ein Download darf jedoch nur als bewusste Einzelentscheidung durch die Anwenderinnen und Anwender erfolgen.

E-Mails mit Dateianhängen dürfen insgesamt maximal 25 MB groß sein.

Nutzungsvorgaben

Wenn Sie zum berechtigten Personenkreis gehören, dann ist die Nutzung des E-Mail-Kontos für Sie ab dem Schuljahr 2021/2022 (01. August 2021) verpflichtend. Nutzungsverpflichtung bedeutet, dass Sie sich das Konto einrichten und Ihre E-Mails regelmäßig abrufen und lesen müssen. Wenn Sie selber keinen Computer besitzen, könnten Sie alternativ die in Ihrer Schule verwenden.

Die genauen Regelungen finden Sie in der E-Mail-Richtlinie.

Die Arbeitszeitmodelle von Personen an öffentlichen hessischen Schulen variieren untereinander stark und unterscheiden sich besonders von denen der Verwaltung. Daher sollte das elektronische Postfach ähnlich häufig genutzt werden, wie ein Papierpostfach in der Schule. An planmäßig unterrichtsfreien Tagen oder in den Ferien besteht diese Verpflichtung nicht, ebenso bei Sonderurlaub (kurzfristige Abwesenheiten fallen darunter).

Die Nutzung der E-Mail-Plattform setzt die Einhaltung der Datenschutzregelungen voraus.

Weitere InforamtionenÖffnet sich in einem neuen Fenster

Insbesondere dürfen besonders schützenswerte und sensible Daten nicht verarbeitet werden. Das betrifft die besonderen Kategorien von Daten nach Art. 9 DS-GVO: Gesundheit, Behinderung, Herkunft, Religion, politische oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, sexuelle Orientierung, der Identifizierung dienende genetische oder biometrische Daten. Außerdem sind Personalaktendaten (oder vergleichbare Daten) ebenfalls für die Nutzung ausgeschlossen. Dies ist auch und insbesondere bei dem Versand von Anhängen zu berücksichtigen. Die E-Mail-Richtlinie liefert weitere Details in Kapitel 9. Diese ist auf der Internetseite des HKM aufrufbar: https://email.kultus.hessen.deÖffnet sich in einem neuen Fenster.

Die private Nutzung Ihres dienstlichen E-Mail-Kontos ist ausdrücklich ausgeschlossen. Sie dürfen sich allerdings für dienstliche Zwecke auf anderen Internetseiten mit Ihrer Adresse registrieren. Dies gilt zum Beispiel für Bildungsangebote von entsprechenden Anbietern oder für die Bestellung von Unterrichtsmaterialien. Die Kommunikation mit Eltern und Schülern fällt ebenfalls unter dienstliche Zwecke und ist somit auch zulässig. Beachten Sie hierfür die E-Mail-Richtlinie und die Hinweise zum Datenschutz auf der Internetseite des Hessischen Kultusministeriums.

Die Nutzung von E-Mail-Konten anderer Anbieter, beispielsweise von Schulträgern oder einem anderen Provider, der durch die Schule beauftragt wurde, ist weiterhin zulässig. Allerdings ist nur die Nutzung der dienstlichen E-Mail-Adresse des Landes Hessen für seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verpflichtend. Ihre Schule sollte daher entscheiden, wie sie mit der Verwendung bestehender Adressen weiter verfahren möchte.

Ja, die Nutzung des E-Mail-Kontos ist mit privaten Endgeräten möglich, sofern dies vorab der Schulleitung angezeigt wurde.

Bitte beachten Sie die Voraussetzungen und Anforderungen der E-Mail-Richtlinie an die Nutzung eines privaten Endgerätes. Diese ist auf der Internetseite des HKM aufrufbar: https://email.kultus.hessen.deÖffnet sich in einem neuen Fenster.

Zur Nutzung der personalisierten dienstlichen E-Mail-Konten sind alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Landes Hessen an öffentlichen hessischen Schulen berechtigt. Ausgenommen sind VSS-Kräfte und Externe, wie zum Beispiel Sekretariatskräfte der Schulträger oder anderweitig an der Schule tätige Personen.

Die automatisierte Weiterleitung von dienstlichen E-Mails ist nur unter bestimmten Vorgaben und Kriterien gestattet, weiterführende Informationen erhalten Sie auf Anfrage von dem ServiceDesk der HZD.
Gestattet ist die automatisierte Weiterleitung von einem Landespostfach (schulleitung@ oder poststelle@) oder einem Postfach der Schulträger auf Ihr dienstliches Konto.
Eine manuelle Weiterleitung von dienstlichen E-Mails in Form einer Einzelentscheidung bleibt unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben möglich. Danach dürfen personenbezogene Daten nur dann weitergeleitet werden, wenn dies erforderlich ist. Andernfalls sind diese Daten vor der manuellen Weiterleitung unkenntlich zu machen oder zu löschen.

  1. Im elektronischen Geschäftsverkehr mit Dritten ist die Verwendung einer Signatur erforderlich und verpflichtend.
  2. Mindestanforderung: Angabe der Dienststelle (zum Beispiel die Schule) und des Namens der unterzeichnenden Person.
  3. Empfehlung: Weitere Kontaktangaben, wie die Anschrift der Dienststelle und eine Telefonnummer. Diese Angaben sind freiwillig.
  4. Die Erstellung der Signatur ist ausführlich im Anwenderhandbuch beschrieben.

Persönliche Daten

Wenn sich Ihr Name geändert hat (beispielsweise durch Heirat) oder in der E-Mail-Adresse falsch ist, müssen Sie Ihre personalverwaltende Dienststelle (in der Regel Staatliches Schulamt beziehungsweise Lehrkräfteakademie) schriftlich informieren. Dazu ist ein belegendes Dokument, wie zum Beispiel eine Heiratsurkunde, erforderlich. Die Dienststelle ändert Ihre Daten dann ab und Sie erhalten automatisch eine neue E-Mail-Adresse. Ihre gespeicherten Daten bleiben weiterhin erhalten.

Sollten Sie mehrere Vornamen haben, wird immer nur der Rufname verwendet. Dies ist Ihr erster Vorname. Sollte der erste Vorname nicht Ihr gewünschter Rufname sein, können Sie dies ändern, indem Sie gegenüber Ihrem Standesamt eine andere Reihung festlegen (§45a PStG). Die personalverwaltende Dienststelle kann dann die Namensänderung in Ihren Personaldaten vornehmen. Das Konto wird automatisch angepasst.

Die Kontaktdaten entsprechen den hinterlegten Personaldaten in Ihrer personalverwaltenden Dienststelle. Bitte informieren Sie das Schulamt beziehungsweise die Lehrkräfteakademie über die erforderliche Änderung. Auch die Schulleitung kann über die LUSD eine Änderung beantragten.

Abwesenheit: Eine längere Abwesenheit, wie zum Beispiel Krankheit, Kur/Reha oder eine Elternzeit, wirkt sich in der Regel nicht auf die Gültigkeit Ihres Kontos aus. Es bleibt aktiv und Sie dürfen weiterhin darauf zugreifen. Wir empfehlen die Einrichtung einer Abwesenheitsmeldung. In Ausnahmefällen, wie eine Beurlaubung ohne Bezüge im nichtdienstlichen Interesse oder der vorläufigen Rente wird Ihr Konto zunächst deaktiviert und nach drei Monaten gelöscht.
Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Eine Beendigung Ihres Arbeitsverhältnisses führt dazu, dass Ihr Konto am Tag nach Ihrem Ausscheiden zunächst deaktiviert wird. Sollten Sie innerhalb von drei Monaten wieder in den aktiven Dienst oder ein aktives Arbeitsverhältnis eintreten, behalten Ihre Zugangsdaten die Gültigkeit und Ihre gespeicherten Daten bleiben erhalten.

Sollten Sie länger als drei Monate nicht mehr in Ihr Arbeitsverhältnis zurückkehren, werden Ihre Daten und Ihr Konto gelöscht. Bei einem Wiedereintritt nach dieser Zeit erhalten Sie neue Zugangsdaten.

Bei einem Wechsel zwischen öffentlichen Schulen in Hessen bleiben Ihre Kontodaten weiterhin gültig. Dies gilt auch für Ausbilderinnen und Ausbilder oder Referendarinnen und Referendare. Wechsel außerhalb des Schulbereichs führen zu einer Deaktivierung oder Löschung des Kontos.

Bei einem Wechsel zwischen öffentlichen Schulen in Hessen bleiben Ihre Kontodaten weiterhin gültig. Dies gilt auch für Ausbilderinnen und Ausbilder oder Referendarinnen und Referendare. Wechsel außerhalb des Schulbereichs führen zu einer Deaktivierung oder Löschung des Kontos.

Seitens des Landes Hessen wird hessischen Lehrkräften und anderen Beschäftigten an öffentlichen hessischen Schulen im Rahmen ihres Dienst- oder Arbeitsverhältnisses ein personalisierter E-Mail-Account zur Verfügung gestellt, der aus den personenbezogenen Daten Nachname und Vorname der jeweiligen Lehrkraft gebildet wird. Diese Festlegung gilt für alle Nutzerinnen und Nutzer des Verfahrens gleichermaßen. Die Konten werden für alle berechtigten Personen auf Basis der Personaldaten automatisiert erstellt und verwaltet.

Nach Art. 88 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) i.V.m. § 23 Hessisches Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz (HDSIG) ist für die Erstellung einer personenbezogenen dienstlichen E-Mail-Adresse für Lehrkräfte zur Gewährleistung der gebotenen differenzierenden Zuordnung die Verwendung der personenbezogenen Daten von Nachname und Vorname zulässig, da die Datenverarbeitung in diesem Zusammenhang für die Durchführung des Beschäftigtenverhältnisses der betroffenen Lehrkraft erforderlich wird.

Nach der E-Mail-Richtlinie vom 8. Juli 2020 dient die Nutzung personalisierter E-Mail-Adressen ausdrücklich sowohl für die interne Kommunikation als auch für den dienstlichen Kontakt mit Außenstehenden. Die Veröffentlichung von Kontaktdaten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist im Rahmen der Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext nach Art. 88 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) i. V. m. § 23 Hessisches Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz (HDSIG) zulässig. Die Veröffentlichung im internen Adressverzeichnis dient zur Kontaktaufnahme der Nutzerinnen und Nutzern untereinander. Aus diesem Grund besteht kein Anspruch auf eine Löschung aus dem globalen (internen) Adressverzeichnis des Landes Hessen an öffentlichen hessischen Schulen.
Soweit die Personen Aufgaben mit Außenwirkung wahrnehmen oder im Unterricht eingesetzt sind, was den Bedarf für eine Kontaktaufnahme durch Außenstehende bedingen könnte, ist auch eine externe Veröffentlichung beispielsweise auf der Schulhomepage zulässig. In der Regel dient die Veröffentlichung der E-Mail-Adressen in Verbindung mit Name und Funktion dazu, eine Kontaktmöglichkeit für die betroffenen Schülerinnen und Schüler sowie deren Eltern oder sonstigen Personen zu gewährleisten. Dabei sind die personenbezogenen Daten der Betroffenen im Rahmen der Kontaktinformationen auf das erforderliche Minimum zu beschränken. Dies gilt nicht soweit im Einzelfall schutzwürdigen Belange einer Veröffentlichung entgegenstehen. In jedem Falle sind die betroffenen Lehrkräfte oder sonstige an der Schule tätigen Personen vor einer Veröffentlichung zu informieren.

Grundlegende Funktionen

Bei längerer Abwesenheit (Urlaub, Klassenfahrt, Kur/Reha, Krankheit) ist es sinnvoll, eine Abwesenheitsmeldung zu erstellen. Damit werden Personen, die Ihnen eine E-Mail senden, darüber informiert, dass Sie nicht erreichbar sind.

Sie finden eine ausführliche Beschreibung der Erstellung im Anwenderhandbuch.

Derzeit ist der Zugriff auf die Verwaltungspostfächer der Schule außerhalb des Schulverwaltungsnetzes (HSVN), also aus dem Internet, nicht möglich. Sie dürfen allerdings eine automatisierte Weiterleitung von Ihrem Schulleitungspostfach auf Ihre personalisierte dienstliche E-Mail-Adresse einrichten und erhalten somit die E-Mails auch außerhalb der Schule.

Weiterfrührende Infos

Unter interne Kontakte fallen alle Mitglieder Ihrer eigenen Organisation, erkennbar durch denselben Domänennamen in Ihrer E-Mail-Adresse: @schule.hessen.de. Alle anderen Absender und Kontakte sind externe Kontakte, selbst wenn sie ebenfalls für das Land Hessen arbeiten. Personen, deren E-Mail-Adressen beispielsweise auf @kultus.hessen.de enden, gehören also nicht zu Ihrer Organisation und sind daher genauso externe Kontakte wie Personen, deren Adressen mit @gmx.de enden.