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Flexible Mittelbewirtschaftung

Für eine unbürokratische und flexible Mittelbewirtschaftung haben Schulleiterinnen und Schulleiter bereits seit dem Jahr 2009 die Möglichkeit, im Namen des Landes Hessen ein Girokonto bei einem Kreditinstitut zu eröffnen und auf Guthabenbasis zu führen. Die Richtlinie wurde novelliert und ist ab Juli 2017 in neuer Fassung in Kraft. Ziel der Überarbeitung ist, eine für Schulen praxistaugliche und rechtssichere Anwendung mit einem verhältnismäßigen Verwaltungsaufwand zu gewährleisten.

Folgende Neuerungen ergeben sich:

  • Künftig werden nachstehende Bankkonten unterschieden, die Schulen im Namen des Landes Hessen eröffnen und führen können:
    - jeweils ein Schulgirokonto für die Verwaltung von Landesmitteln (Landesmittelkonten) für eine Schule,
    - Schulgirokonten für die Verwaltung von Drittmitteln (Drittmittelkonten)
    - Schulgirokonten für die Verwaltung von Mitteln einer Klasse oder Kurses (Klassenkonten) als Sonderform der Drittmittelkonten.
     
  • Der bare Zahlungsverkehr wird bezogen auf Schadensersatzleistungen von Schulbüchern als sogenannte Lernmittel (LMF)-Transferkasse erstmals zugelassen.
  • Auf Schulgirokonten im Namen des Landes dürfen keine Mittel verwaltet werden, die in die Zuständigkeit der Schulträger (äußere Schulverwaltung) fallen.

  • Da die Kreditinstitute jeweils verschiedene Kontenmodelle haben, werden unterschiedliche Formen der Konteneinrichtung und -führung zugelassen, so dass Schulen schulindividuelle, praxistaugliche Lösungen mit Kreditinstituten finden können.

  • Für die Einrichtung von Bankkonten und Erteilung von Vollmachten werden den Schulen neu entwickelte Musterschreiben zur Verfügung gestellt. Diese finden Sie untenstehend.

  • Neu wurde auch die Mustervorlage über die Dokumentation der Prüfung von Bankkonten oder LMF-Transferkassen eingeführt.

  • Eine kostenfreie Führung der Bankkonten ist anzustreben. Sollte eine kostenfreie Führung der Bankkonten nicht umsetzbar sein, ist die Finanzierung der Kontoführungsgebühren als „Sonstige Landesaufgabe“ zu Lasten des Schulbudgets möglich. Sie können diese mit dem Buchungsbeleg „Sonstige Landesaufgaben“ aus der Planungs- und Steuerungshilfe beim Staatlichen Schulamt zur Auszahlung zu Lasten des Schulbudgets anweisen lassen. Bitte beachten Sie, dass die Anzahl der Bankkonten auf das notwendige Maß zu beschränken ist.

  • Die Landesmittelkonten sind im Mandant „Schulen“ gesondert abzubilden. Dies war in der Vergangenheit nicht zulässig, wird jetzt aber für Landesmittel im Bereich der Ocamps und der Gewährung von Zuschüssen an Schüler für internationale Austauschfahrten vorgesehen. Das Ministeriumwird dies jeweils ausdrücklich mit gesondertem Erlass zulassen.

  • Anzeige- und Prüfpflichten der Schulämter wurden neu geregelt.

  • Neben den vorstehend genannten Musterschreiben sind Anwenderhinweise und eine Präsentation vorbereitet. Diese finden Sie ebenfalls untenstehend.

  • Die Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner in den Staatlichen Schulämtern stehen Ihnen für Rückfragen zur Verfügung.

Häufig gestellte Fragen

Dies ist prinzipiell ein Angebot und keine Pflicht.
Allerdings dürfen keine anderen Konten geführt werden, außer die in der Richtlinie genannten:

  • Schulgirokonten für die Verwaltung von Landesmitteln (Landesmittelkonten) und
  • Schulgirokonten für die Verwaltung von Drittmitteln (Drittmittelkonten), insbesondere auch Schulgirokonten für die Verwaltung von Mitteln einer Klasse oder eines Kurses (Klassenkonten).

Weiterhin ist zu beachten, dass das Führen einer LMF-Transferkasse für eine bare Abwicklung von Schadenersatzleistungen für Lernmittel ausschließlich gestattet ist, wenn ein Schulgirokonto für Landesmittel geführt wird.

Es besteht die Möglichkeit ein bestehendes Bankkonto in ein "SG – Drittmittelkonto" oder ein "SG-Landesmittelkonto" umzuwandeln. Bei SG-Drittmittelkonten können auch Unterkonten für die einzelnen Klassen eingerichtet werden. Dabei ist zu beachten, die Anzahl der Unterkonten auf das notwendige Maß zu beschränken ist.

Die Bestellungsurkunde ist die Ernennungsurkunde zur Schulleiterin bzw. zum Schulleiter. Diese muss beim Kreditinstitut zur Legitimation vorgelegt werden.

Die Schule muss diese Selbstauskunft ausfüllen. Bei Fragen wird das Kreditinstitut sicherlich unterstützen.

Es gelten folgende Mindestangaben für die Kontenbezeichnung, ggf. einschließlich Zusatzfeldern:

  1. Im Namen muss erkennbar sein, dass das Land Hessen Kontoinhaber ist. Dies kann sich aus der Kontobezeichnung oder den Zusatzfeldern ergeben.
  2. Darüber hinaus müssen folgende Informationen zwingend enthalten sei
  • es handelt sich um ein Schulgirokonto(entweder abgekürzt durch SG oder SGK),
  • es handelt sich um ein Landesmittel-, Drittmittel- oder Klassenkonto,
  • eindeutige Zuordnung zur Schule (z.B. durch Angabe der vierstelligen Dienststellennummer oder des Schulnamens in Verbindung mit dem Ort der Schule).

Die unter 2. genannten Informationen müssen nicht zwingend im selben Feld wie der Name des Kontoinhabers („Land Hessen“) enthalten sein, wenn dies zu weniger Verwaltungsaufwand bei den Kreditinstituten führen sollte. Wichtig ist lediglich, dass die unter 2. genannten Informationen für den Kontoinhaber sichtbar sind.

Kreditinstitute haben verschiedene Vorgaben für die Kontenbezeichnung. Es wäre hilfreich, wenn die Namenskonventionen nach den Vorgaben der Richtlinie vom Juni 2017 umgesetzt werden könnten. Wenn Kreditinstitute bei der Umsetzung der Namenskonvention Probleme haben, bestehen keine Hindernisse bei der Kontenbezeichnung oder den Zusatzfeldern „Land Hessen“ oder das Kürzel „LH“ aufzuführen. Wichtig ist, dass erkennbar und deutlich wird, dass ein Bankkonto für das Land Hessen eröffnet wurde und eine Schule dieses für Landes- oder Drittmittelzwecke (inkl. Klassenkonten) nutzt.

Hat eine Schule mehrere Standorte, z. B. weil ein Schulverbund gebildet wurde, so können pro Standort ggf. Drittmittelkonten eingerichtet werden. Dabei gilt es zu beachten, dass der Standort in der Kontenbezeichnung ersichtlich wird. Die Anzahl der Drittmittelkonten ist auf das notwendige Maß zu beschränken. Es ist aber nur die Einrichtung eines Landesmittelkontos für den Schulverbund zulässig.

Anzeigepflichten bezüglich Schulgirokonten bestehen gegenüber dem zuständigen Staatlichen Schulamt.
Sie beinhalten unter anderem:

  • Die Meldung der Einrichtung der Landes- oder Drittmittel-Bankkonten unter Angabe des Bereichs der Mittelverwaltung (Landes- oder Drittmittelkonto der Schule) unter Angabe der Schulnummer und der Bankverbindung. Ein Formular für die Meldung finden Sie hier.Öffnet sich in einem neuen Fenster
  • Weiterhin ist jährlich eine Übersicht aller eingerichteten Konten für Landesmittel und Drittmittel dem Staatlichen Schulamt unter Angabe der Schulnummer und der Bankverbindungen bis zum 31. Januar des Folgejahres zu übersenden.
  • Sofern ein Bankkonto ein Guthaben von mehr als 50.000 Euro ausweist, ist dies anzuzeigen. Der Betrag von 50.000 Euro gilt für jedes einzelne Bankkonto.

Es besteht keine Anzeigepflicht für Vollmachten.

Ein Landesmittelkonto wird nur benötigt, wenn der Schule Mittel aus dem Landeshaushalt zweckgebunden zur Verfügung gestellt werden oder eine LMF-Transferkasse geführt wird.

Zurzeit dürfen nur Mittel geführt werden für die Abwicklung der sogenannten Osterferiencamps, Zuschüsse an Schülerinnen und Schüler für Austausch- und/oder Begegnungsfahrten und Einnahmen in den Landeshaushalt: Schadenersatzleistungen Schulbücher aus sog. LMF-Transferkasse. KEINE weiteren Geschäftsvorfälle!

Es dürfen nur Finanzmittel von Dritten, die treuhänderisch zur Erfüllung des Bildungs- und Erziehungsauftrags der inneren Schulverwaltung von Schulen oder Lehrkräften verwaltet werden, auf einem Drittmittelkonto geführt werden, wie zum Beispiel:

  • vereinnahmte Gelder für Schulwanderungen und Schulfahrten,
  • erbrachte Leistungen für zusätzliche Lernmittel.
  • sog. „Anstatt-Leistungen von Eltern“ aus dem Bildungs- und Teilhabepaket (BuT), z. B. für Ausflüge oder Klassenfahrten.

Gelder für Aufgaben der Schulträger (äußere Schulverwaltung) dürfen NICHT auf einem SG-Drittmittel-Konto verwaltet werden, zum Beispiel:

  • Mittagessen aus Betreuungsangeboten der Schulträger,
  • Zahlungen aus dem Bildungs- und Teilhabepaket (BuT) nach dem Sozialgesetzbuch: jeder Träger kann hier im Rahmen der kommunalen Selbstverwaltung festlegen, wie diese Gelder finanztechnisch abgewickelt werden,
  • Gelder für Leistungen von Dritten, wie z. B.: Beiträge an Fördervereine,
  • Kostenbeteiligungen für soziale oder andere gesellschaftliche Verpflichtungen, wie z. B. Spenden für Tierschutz etc..

Ist es im Rahmen ganztägig arbeitender Schulen möglich, den Kostenbeitrag für das Mittagessen von Kindern bzw. deren Erziehungsberechtigten über das Schulgirokonto (Drittmittel) zu vereinnahmen?
In Abschnitt I der Richtlinie ist dazu ausgeführt:
Auf Schulgirokonten im Namen des Landes Hessen dürfen keine Mittel verwaltet werden, die in die Zuständigkeit der Schulträger (äußere Schulverwaltung) fallen.
Betreuungsangebote und die Bereitstellung von Mittagessen liegen in der Zuständigkeit der kommunalen Schulträger. Ein SG-Drittmittelkonto des Landes Hessen ist nicht für die Mittelverwaltung der Schulträger vorgesehen und darf daher hierfür NICHT verwendet werden.

Es darf nur ein Landesmittelkonto je Schule eingerichtet werden. Die Anzahl der Drittmittelkonten ist auf das notwendige Maß zu beschränken. Gerade vor dem Hintergrund der ggf. anfallenden Bankgebühren, sollte die Einrichtung von Bankkonten restriktiv erfolgen. Dabei ist die konkrete Anzahl von der Größe des Schulsystems abhängig. Kleine Grundschulen kommen mit einem Drittmittelkonto aus und große berufliche Schulsysteme werden dementsprechend mehrere Drittmittelkonten einrichten.

Nachstehendes Praxisbeispiel soll dies verdeutlichen:
Firmen richten NICHT für jeden Kunden ein eigenes Konto bei ihrer Bank ein, sondern Einzahlungen laufen über EIN Bankkonto. Die Zahlungen müssen, nachdem sie auf dem Bankkonto eingegangen sind, den einzelnen Kunden zugeordnet werden. Dies erfolgt in einer Buchhaltung. Nach diesem Beispiel sollten Schulen auch verfahren. Zur Vereinfachung bietet die Richtlinie die Möglichkeit Unterkonten einzurichten. Aber auch hier gilt: Die Anzahl ist auf das notwendige Maß zu beschränken.

Um Gebühren zu sparen, können Schulen im Bereich der Bewirtschaftung von Drittmitteln Unterkonten einrichten.
(vergleiche hierzu Abschnitt III.4.3 der Richtlinie zum baren und unbaren Zahlungsverkehr durch öffentliche Schulen (Schulgirokonten und LMF-Transferkassen) vom 12.06.2017:
„Die Eröffnung von Unterkonten ist zulässig, um Zahlungsströme für bestimmte Ausgabenbereiche, wie z. B. gesonderte Projekte, getrennt abzuwickeln. Die Schulleiterin oder der Schulleiter kann Schulbedienstete einzeln oder gemeinschaftlich zur Verfügung über ein Unterkonto bevollmächtigen. Die Erteilung der Vollmacht bedarf der Schriftform.“

Werden Gelder über einen längeren Zeitraum auf Drittmittelkonten angespart, zum Beispielfür eine Klassen- bzw. Studienfahrt angespart, so verbleiben diese Gelder auf den Drittmittelkonten, bis die Klassenfahrt durchgeführt ist. Demnach bedeutet der Begriff „Abrechnung der Mittelverwendung“, dass die Einzahler über das bestehende Guthaben und die geplante Mittelverwendung informiert werden. Nach Durchführung der Fahrt soll die Lehrkraft zeitnah gegenüber den Einzahlern (volljährige Schülerinnen oder Schülern bzw. Erziehungsberechtigten) abrechnen. Diese Abrechnung muss von einer anderen Lehrkraft oder einem Klassenelternbeirat bestätigt werden. Etwaige Guthaben sind den Einzahlern zu erstatten. Schuljahresübergreifend können somit Guthaben ausgewiesen werden. Abrechnung bedeutet dann die Mitteilung der Höhe der angesparten Gelder.

Das Bildungs- und Teilhabepaket (BuT) nach dem Sozialgesetzbuch Zweites Buch (SGB II) / Sozialgesetzbuch Zwölftes Buch (SGB XII) / Bundeskindergeldgesetz (BKGG) / Asylbewerberleistungsgesetz (AsylbLG) beinhaltet eine Vielzahl von Leistungen z. B.:

  • Ausflüge mit der Schule oder der Kindertageseinrichtung
  • Klassenfahrten oder mehrtägige Freizeiten mit der Kindertageseinrichtung
  • Schulbedarf (jeweils zum 1.8. des Jahres 70 €, zum 1.2. des Jahres 30 €)
  • Schülerbeförderung (wenn die Schule mehr als 3 km vom Wohnort entfernt ist und kein vorrangiger Leistungsträger vorhanden ist)
  • Lernförderung
  • Zuschuss zur Mittagsverpflegung in Schule und Kindertageseinrichtung
  • Teilhabe am sozialen und kulturellen Leben (nur für Kinder und Jugendliche 0-17 Jahre,10 € monatlich, z. B. für Vereinsangebote, Musikunterricht oder Ferienfreizeiten)

Können Gelder aus dem Bildungs- und Teilhabepaket über SG-Drittmittelkonten abgerechnet werden?
Sollten Gelder direkt an die Schule als Veranstalter ausgezahlt werden, dürfen diese nur dann auf ein Drittmittelkonto fließen, wenn es sich bei der Veranstaltung um eine originäre Landesaufgaben handelt, z. B. eine Klassenfahrt.
Leistungen, die nicht in direktem Zusammenhang mit Landesaufgaben stehen, wie z. B. Zuschüsse zur Mittagsverpflegung in Schule dürfen auf KEINEN Fall über ein Drittmittelkonto abgewickelt werden! Jede Kommune bzw. jeder Kreis hat für die Umsetzung eigene Maßnahmen getroffen. Die Schule soll sich bitte zunächst bei Ihrer zuständigen Stelle, zum BeispielJobcenter, über die örtlichen Regelungen und Verfahren informieren.

Landesmittel oder Drittmittel dürfen NICHT auf Privatkonten der Lehrkräfte verwaltet werden! Wenn Bankkonten, die von Lehrkräften in Vertretung des Landes geführt werden, erlasskonform zu der Richtlinie zum baren und unbaren Zahlungsverkehr durch öffentliche Schulen (Schulgirokonten und LMF-Transferkassen) vom 12.06.2017 (ABl. 2017 S. 330 ff.) umgewandelt werden, können sie bestehen bleiben.

In der Richtlinie werden keine Vorgaben zum baren Zahlungsverkehr von Drittmitteln gemacht. Es ist daher weiterhin möglich, dass Lehrkräfte Bargeld einsammeln können. Dazu ist es NICHT erforderlich, dass ein Bankkonto für Drittmittel eingerichtet wird.

Auch nach der Erteilung von Vollmachten trägt der Schulleiter beziehungsweise die Schulleiterin die Verantwortung für die Führung der Bankkonten und deren ordnungsgemäße Überwachung.

Mit einem Schulgirokonto können Schulen nicht als Gläubiger Forderungen mittels Lastschriftverfahren, z.B. von Eltern, einziehen.

Sollte eine kostenfreie Führung der Bankkonten nicht umsetzbar sein, ist die Finanzierung der Kontoführungsgebühren als „Sonstige Landesaufgabe“ zu Lasten des Schulbudgets finanzierbar, sofern die originären Leistungen aus der Budgetvereinbarung nicht gefährdet werden.

Kreditinstitute müssen seit 01.01.2018 die persönliche Steueridentifikationsnummer ihrer Kunden erfassen. Es gibt eine Erleichterung, wenn Konten in Vertretung für das Land Hessen eröffnet werden. Kreditinstituten ist es in diesen Fällen freigestellt, ob sie von den Verfügungsberechtigten (Bevollmächtigten) die persönliche Steueridentifikationsnummer erfassen oder nicht. Weitere Informationen finden Sie auf den Internetseiten des Bundesministeriums für Finanzen.Öffnet sich in einem neuen Fenster

Es ist nur möglich Konten auf Guthabenbasis zu führen. Demnach sind Überziehungen und Kreditaufnahmen untersagt. Vor Abbuchung von etwaigen Kontoführungsgebühren ist für ausreichend Deckung zu sorgen.

Um Gebühren zu sparen, spricht nichts dagegen, ein Drittmittelkonto für mehrere oder alle Klassenfahrten einzurichten. Bei großen Schulsystemen ist es auch möglich, Drittmittelkonten z. B. je Jahrgangsstufe, je Fachbereich oder nach anderen Kriterien einzurichten.

Das bargeldlose Bezahlen bei „Online Bezahldiensten“ kann weder beim Buchungskreiskonto des Mandanten Schulen noch bei Drittmittel oder Landesmittelkonten genutzt werden.

Gründe hierfür sind in den Verwaltungsvorschriften (VV) zu §§ 70 bis 80 LHO vom 11. Februar 2019 ( StAnz . 2019, S. 210), geändert durch Erlass vom 2. April 2019 ( StAnz . 2019, S. 433) genannt.

Material für die Schulen

Nachfolgend finden Sie die Anlagen zu der „Richtlinie zum baren und unbaren Zahlungsverkehr durch öffentliche Schulen (Schulgirokonten und LMF-Transferkosten)“, Erlass vom 12. Juni 2017.

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