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E-Mail-Richtlinie

Datenschutzrechtliche Bedingungen für die Nutzung der persönlichen dienstlichen E-Mail für Lehrkräfte

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Datenschutz
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Die Nutzung der dienstlichen E-Mail-Adresse ist nur unter Beachtung der für Schulen und die in Schulen tätigen Lehrkräfte und sonstigen Beschäftigten geltenden datenschutzrechtlichen Regelungen zulässig. Diese ergeben sich aus der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), dem Hessischen Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz (HDSIG), dem Hessischen Schulgesetz (HSchG) und der Verordnung über die Verarbeitung personenbezogener Daten in Schulen und statistische Erhebungen an Schulen (SchulDSVO) sowie den dazu erlassenen Ausführungsbestimmungen.

Personenbezogene Daten sind nach Art. 4 Nr. 1 DS-GVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Das betrifft alle Angaben über Schülerinnen und Schüler, Eltern und Lehrkräfte sowie sonstige Beschäftigte, wie Name, Klasse, Geburtsdatubm, Leistungsbewertungen, Gesundheitsangaben, die sich auf eine konkrete Person beziehen lassen. Für die Frage, ob diese in einer E-Mail gespeichert und übermittelt werden dürfen, kommt es auf die Schutzwürdigkeit der personenbezogenen Angaben an. Folgende Anwendungsfälle sind zu unterscheiden:

  1. Verwendung von Namen und E-Mail-Adresse des Empfängers: Soweit der Inhalt einer Nachricht außer der E-Mail-Adresse und die Namen von Absender und Empfänger keine personenbezogenen Daten enthält, ist eine Verarbeitung im Rahmen der dienstlichen Korrespondenz zulässig. Das betrifft beispielsweise Einladungen oder Abstimmung von Terminen, die Organisation von Veranstaltungen, allgemeine Auskünfte, Ankündigungen oder sonstige nicht personenbezogene Informationen. Bei mehreren Adressaten ist insbesondere bei externen Empfängern darauf zu achten, dass soweit möglich ein verdeckter Adress-Verteiler verwendet wird (Eingabe über bcc), so dass für Dritte keine Adressen sichtbar sind.

  2. Verarbeitung personenbezogener Daten von Schülerinnen und Schülern, Eltern, Lehrkräften: Die Speicherung und Übermittlung personenbezogener Daten von Schülerinnen und Schülern sowie deren Eltern in E-Mail-Nachrichten oder Anhängen ist nur unter den für Schulen geltenden datenschutzrechtlichen Voraussetzungen des § 83 Abs. 1 HSchG i.V.m. § 1 und Anlage 1 Buchst. A Nr. 1 bis 5 SchulDSVO zulässig. Danach dürfen von der dafür zuständigen Lehrkraft die in der Anlage genannten personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern sowie deren Eltern verarbeitet werden, soweit das im Rahmen ihrer dienstlichen Aufgabenstellung zu einem bestimmten Zweck erforderlich ist. Für personenbezogene Daten von Lehrkräften und sonstigen Beschäftigten gilt ebenfalls, dass diese nur im Rahmen der geltenden Rechtsgrundlagen nach § 83 Abs. 1 HSchG i.V.m. § 1 und Anlage 1 Buchst. B SchulDSVO sowie nach Art. 88 DS-GVO i.V.m. § 23 HDSIG und den für das jeweilige Beschäftigungsverhältnis maßgeblichen Vorschriften verarbeitet werden dürfen, soweit dieses für die dienstliche Aufgabenstellung erforderlich ist. Wie in der E-Mail-Richtlinie festgestellt, dürfen Personalaktendaten nicht per E-Mail übermittelt werden, da sie besonders schutzwürdig sind (siehe Nr. 3). 

  3. Keine Verarbeitung besonders geschützter sensibler Daten! Besonders sensible personenbezogene Daten sind vom Gesetzgeber besonders geschützt. Wie in der E-Mail-Richtlinie ausdrücklich festgestellt, dürfen sie nicht als Inhalt oder Anhang einer E-Mail verschickt werden. Das betrifft die besonderen Kategorien von Daten nach Art. 9 DS-GVO: Gesundheit, Behinderung, Herkunft, Religion, politische oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, sexuelle Orientierung, der Identifizierung dienende genetische oder biometrische Daten.

    Dasselbe gilt für Personalaktendaten und solche Angaben, für die eine ähnliche Missbrauchsgefahr besteht. Das sind Angaben, die sich mit der Person des Beschäftigten und dem Inhalt oder Verlauf seines Beschäftigungsverhältnisses befassen.

  4. Unaufgeforderte Zusendung geschützter Daten: Werden einer Lehrkraft oder einem sonstigen Nutzer der dienstlichen E-Mail-Adresse Nachrichten mit besonders geschützten Daten, die nicht in einer E-Mail verarbeitet werden dürfen, durch den Betroffenen unaufgefordert zugesandt, ist der Absender darauf hinzuweisen, dass eine Kommunikation über das Thema mittels E-Mail aus Datenschutzgründen nicht zulässig ist. Eine Kommunikation ist ausnahmsweise dann mittels E-Mail möglich, wenn der Betroffene vorher ausdrücklich in die Verarbeitung seiner Daten eingewilligt hat (siehe Nr. 5). Im Übrigen ist auf die Möglichkeit eines persönlichen Gesprächs oder den Postweg zu verweisen. Die betreffenden Nachrichten sind zu löschen.

  5. Einwilligung in die Datenverarbeitung durch den Betroffenen: Die Verarbeitung solcher Daten, die nach den gesetzlichen Rechtsgrundlagen eigentlich nicht im Rahmen einer E-Mail-Korrespondenz verarbeitet werden dürfen, kann ausnahmsweise dann zulässig sein, wenn der Betroffene einwilligt (Art. 7 ff. DS-GVO). Dazu muss der Betroffene einem Informationsaustausch zu den betreffenden Angaben zustimmen. Wenn es sich um besonders geschützte sensible Daten nach Art. 9 DS-GVO handelt (siehe oben Nr. 3), muss die Einwilligung ausdrücklich erklärt werden. Aus Nachweisgründen sollte die Erklärung im Rahmen der Korrespondenz schriftlich erfolgen (Bsp.: „Ich möchte mich mit dem Lehrer meines Sohnes, Herrn Müller, per E-Mail über die Erkrankung unseres Sohnes Tim austauschen und bin damit einverstanden, dass zu diesem Zweck Angaben über seine Gesundheit per E-Mail übermittelt werden.“). In der Korrespondenz mit Schülerinnen und Schülern oder deren Eltern sollte von dieser Möglichkeit nur auf deren Wunsch Gebrauch gemacht werden. Im Fall von Minderjährigen unter 14 Jahren ist die Einwilligung eines Elternteils erforderlich. Bei Jugendlichen (14 bis 17 Jahre) sollten sowohl die Eltern als auch die Schülerin oder der Schüler mit der Verarbeitung besonders geschützter Daten auf diesem Kommunikationsweg einverstanden sein. 

  6. Nutzung privater Endgeräte: Werden für die Nutzung der dienstlichen E-Mail unter den in Ziff. 6 der E-Mail-Richtlinie genannten Voraussetzungen private Endgeräte verwendet, dürfen darauf nach § 83 Abs. 1 und Abs. 7 HSchG, § 1 Abs. 5 und § 3 SchulDSVO nur die in Anlage 1 Buchst. A Nr. 6 genannten personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern verarbeitet werden. Das sind: Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Klasse, Jahrgangsstufe, Kurs, Schüleraktenzeichen und Gesamtschülerverzeichnis, LUSD-ID, Unterrichtsfächer, Bildungsgang, Ausbildungsrichtung/Ausbildungsberuf, Schwerpunkt, Fächer, in denen die Lehrkraft die Schülerin oder den Schüler unterrichtet, selbst erteilte Zeugnisnoten, Ergebnisse und Teilergebnisse schriftlicher, mündlicher und praktischer Leistungsprüfungen sowie Verhaltensbewertungen in dem von der Lehrkraft erteilten Unterricht sowie Art und Datum der Leistungserhebung oder der Bewertung, Zeiten des Fernbleiben vom Unterricht in den Fächern, in denen die Lehrkraft die Schülerin oder den Schüler unterrichtet. Mitglieder der Schulleitung und mit Leitungsaufgaben betraute Lehrkräfte und Klassenlehrer dürfen darüber hinaus die Halbjahresnoten in allen Fächern der betreffenden Schülerin oder des betreffenden Schülers, alle zeugnisrelevanten Leistungsangaben, zeugnisübliche Bemerkungen, Telefonnummer, Telefax und E-Mail-Adresse der Schülerin oder des Schülers und der Eltern verarbeiten, sofern dieses im Rahmen ihrer Aufgabenstellung erforderlich ist (§ 1 Abs. 3 und § 3 i.V.m. Anlage1 Buchst. A Nr. 6.13 SchulDSVO).

     

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