Flexible Mittelbewirtschaftung

Es bestand im Jahre 2017 die Möglichkeit ein bestehendes Bankkonto in ein
"SG – Drittmittelkonto" umzuwandeln. Seit dem Jahr 2018 müssten alle Bankkonten richtlinienkonform geführt sein.

Bei SG-Drittmittelkonten können auch Unterkonten für die einzelnen Klassen eingerichtet werden. Dabei ist zu beachten, die Anzahl der Unterkonten auf das notwendige Maß zu beschränken ist.

Die Bestellungsurkunde ist die Ernennungsurkunde zum Schulleiter / zur Schulleiterin. Diese muss beim Kreditinstitut zur Legitimation vorgelegt werden.

Die Schule muss diese Selbstauskunft ausfüllen. Bei Fragen wird das Kreditinstitut sicherlich unterstützen.

Es gelten folgende Mindestangaben für die Kontenbezeichnung, ggf. einschließlich Zusatzfeldern:

1. Im Namen muss erkennbar sein, dass das Land Hessen Kontoinhaber ist. Dies kann sich aus der Kontobezeichnung oder den Zusatzfeldern ergeben.
2. Darüber hinaus müssen folgende Informationen zwingend enthalten sein:

• es handelt sich um ein Schulgirokonto (entweder abgekürzt durch SG oder SGK),
• es handelt sich um ein Drittmittel- oder Klassenkonto,
• eindeutige Zuordnung zur Schule (z.B. durch Angabe der vierstelligen Dienststellennummer oder des Schulnamens in Verbindung mit dem Ort der Schule).

Die unter 2. genannten Informationen müssen nicht zwingend im selben Feld wie der Name des Kontoinhabers („Land Hessen“) enthalten sein, wenn dies zu weniger Verwaltungsaufwand bei den Kreditinstituten führen sollte. Wichtig ist lediglich, dass die unter 2. genannten Informationen für den Kontoinhaber sichtbar sind.

Kreditinstitute haben verschiedene Vorgaben für die Kontenbezeichnung. Es wäre hilfreich, wenn die Namenskonventionen nach den Vorgaben der Richtlinie in der jeweils geltenden Fassung umgesetzt werden könnten. Wenn Kreditinstitute bei der Umsetzung der Namenskonvention Probleme haben, bestehen keine Hindernisse bei der Kontenbezeichnung oder den Zusatzfeldern „Land Hessen“ oder das Kürzel „LH“ aufzuführen.
Wichtig ist, dass erkennbar und deutlich wird, dass ein Bankkonto für das Land Hessen eröffnet wurde und eine Schule dieses für Drittmittelzwecke (inkl. Klassenkonten) nutzt.

Hat eine Schule mehrere Standorte, z. B. weil ein Schulverbund gebildet wurde, so können pro Standort ggf. Drittmittelkonten eingerichtet werden. Dabei gilt es zu beachten, dass der Standort in der Kontenbezeichnung ersichtlich wird. Die Anzahl der Drittmittelkonten ist auf das notwendige Maß zu beschränken.

Anzeigepflichten bezüglich Schulgirokonten bestehen gegenüber dem zuständigen Staatlichen Schulamt.
Sie beinhalten unter anderem:

• Die Meldung der Einrichtung der Drittmittel-Bankkonten unter Angabe der Schulnummer und der Bankverbindung. Ein Muster für die papiergebundene Meldung der Schule an das Staatliche Schulamt ist im Internet auf der Webseite des Kultusministeriums bereitgestellt: https://kultusministerium.hessen.de/schulsystem/schulgirokontoÖffnet sich in einem neuen Fenster
• Ab dem Jahr 2023 sind alle eingerichteten Konten für Drittmittel jährlich über ein elektronisches Datenaustauschsystem bis spätestens zum 15. März des Folgejahres zum Zweck einer Vollständigkeitsprüfung und einer zusammenfassenden Dokumentation der Anzahl der Konten zu melden. Darüber hinaus bestätigen die Schulen mit der Meldung, dass die Prüfung der Konten im Sinne der SGK-Richtlinie erfolgt ist. Papiergebundene Jahresmeldungen entfallen.
• Sofern ein Bankkonto ein Guthaben von mehr als 50.000 Euro ausweist, ist dies dem zuständigen Staatlichen Schulamt anzuzeigen. Der Betrag von 50.000 Euro gilt für jedes einzelne Bankkonto.

Es besteht keine Anzeigepflicht für Vollmachten.

Es dürfen nur Finanzmittel von Dritten, die treuhänderisch zur Erfüllung des Bildungs- und Erziehungsauftrags der inneren Schulverwaltung von Schulen oder Lehrkräften verwaltet werden, auf einem Drittmittelkonto geführt werden, wie z. B.:

• vereinnahmte Gelder für Schulwanderungen und Schulfahrten,
• erbrachte Leistungen für zusätzliche Lernmittel.
• sog. „Anstatt-Leistungen von Eltern“ aus dem Bildungs- und Teilhabepaket (BuT), z. B. für Ausflüge oder Klassenfahrten.
• Spenden, die bei Schulveranstaltungen, Schulfesten oder ähnlichen Veranstaltungen auf freiwilliger Basis ohne eine Gegenleistung der Schule zufließen.

Gelder für Aufgaben der Schulträger (äußere Schulverwaltung) dürfen NICHT auf einem SG-Drittmittel-Konto verwaltet werden, z. B.:

• Mittagessen aus Betreuungsangeboten der Schulträger,
• Zahlungen aus dem Bildungs- und Teilhabepaket (BuT) nach dem Sozialgesetzbuch: jeder Träger kann hier im Rahmen der kommunalen Selbstverwaltung festlegen, wie diese Gelder finanztechnisch abgewickelt werden,
• Gelder für Leistungen von Dritten, wie z. B.: Beiträge an Fördervereine,
• Kostenbeteiligungen für soziale oder andere gesellschaftliche Verpflichtungen, wie z. B. Spenden für Tierschutz etc..

In Abschnitt I der Richtlinie ist dazu ausgeführt: Auf Schulgirokonten im Namen des Landes Hessen dürfen keine Mittel verwaltet werden, die in die Zuständigkeit der Schulträger (äußere Schulverwaltung) fallen.

Betreuungsangebote und die Bereitstellung von Mittagessen liegen in der Zuständigkeit der kommunalen Schulträger. Ein SG-Drittmittelkonto des Landes Hessen ist nicht für die Mittelverwaltung der Schulträger vorgesehen und darf daher hierfür NICHT verwendet werden.

Die Anzahl der Drittmittelkonten ist auf das notwendige Maß zu beschränken. Gerade vor dem Hintergrund der ggf. anfallenden Bankgebühren, sollte die Einrichtung von Bankkonten restriktiv erfolgen. Dabei ist die konkrete Anzahl von der Größe des Schulsystems abhängig. Kleine Grundschulen kommen mit einem Drittmittelkonto aus und große berufliche Schulsysteme werden dementsprechend mehrere Drittmittelkonten einrichten.

Nachstehendes Praxisbeispiel soll dies verdeutlichen:
Firmen richten NICHT für jeden Kunden ein eigenes Konto bei ihrer Bank ein, sondern Einzahlungen laufen über EIN Bankkonto. Die Zahlungen müssen, nachdem sie auf dem Bankkonto eingegangen sind, den einzelnen Kunden zugeordnet werden. Dies erfolgt in einer Buchhaltung.
Nach diesem Beispiel sollten Schulen auch verfahren. Zur Vereinfachung bietet die Richtlinie die Möglichkeit Unterkonten einzurichten.
Aber auch hier gilt: Die Anzahl ist auf das notwendige Maß zu beschränken.

Um Gebühren zu sparen, können Schulen im Bereich der Bewirtschaftung von Drittmitteln Unterkonten einrichten.
„Die Eröffnung von Unterkonten ist zulässig, um Zahlungsströme für bestimmte Ausgabenbereiche, wie z. B. gesonderte Projekte, getrennt abzuwickeln. Die Schulleiterin oder der Schulleiter kann Schulbedienstete einzeln oder gemeinschaftlich zur Verfügung über ein Unterkonto bevollmächtigen. Die Erteilung der Vollmacht bedarf der Schriftform.“

Werden Gelder über einen längeren Zeitraum auf Drittmittelkonten angespart, z. B. für eine Klassen- bzw. Studienfahrt angespart, so verbleiben diese Gelder auf den Drittmittelkonten, bis die Klassenfahrt durchgeführt ist. Demnach bedeutet der Begriff „Abrechnung der Mittelverwendung“, dass die Einzahler über das bestehende Guthaben und die geplante Mittelverwendung informiert werden. Nach Durchführung der Fahrt soll die Lehrkraft zeitnah gegenüber den Einzahlern (volljährige Schülerinnen oder Schülern bzw. Erziehungsberechtigten) abrechnen. Diese Abrechnung muss von einer anderen Lehrkraft oder einem Klassenelternbeirat bestätigt werden. Etwaige Guthaben sind den Einzahlern zu erstatten.
Schuljahresübergreifend können somit Guthaben ausgewiesen werden. Abrechnung bedeutet dann die Mitteilung der Höhe der angesparten Gelder.

Drittmittel dürfen NICHT auf Privatkonten der Lehrkräfte verwaltet werden!
Wenn Bankkonten, die von Lehrkräften in Vertretung des Landes geführt werden, erlasskonform zu der Richtlinie zum baren und unbaren Zahlungsverkehr durch öffentliche Schulen umgewandelt werden, können sie bestehen bleiben.

In der Richtlinie werden keine Vorgaben zum baren Zahlungsverkehr von Drittmitteln gemacht. Es ist daher weiterhin möglich, dass Lehrkräfte Bargeld einsammeln können.
Dazu ist es NICHT erforderlich, dass ein Bankkonto für Drittmittel eingerichtet wird.

Schulen können in Ausnahmefällen Schadenersatzleistungen für Lernmittel bar vereinnahmen. Nach dem baren Zahlungseingang können die Gelder auf bestehende Drittmittelkonten einer Schule eingezahlt und unverzüglich (spätestens innerhalb von 14 Tagen) auf die Bankverbindung des Mandanten Schulen bei der Landesbank Hessen-Thüringen überwiesen werden. Auch eine direkte Einzahlung auf das Bankkonto des Mandanten Schulen ist möglich. Dafür entstehende Bankgebühren sind aus dem baren Zahlungseingang der Schadenersatzleistung zu tragen und mindern den einzuzahlenden bzw. überwiesenen Betrag von einem Drittmittelkonto. Die Bankverbindung des Buchungskreises Schulen lautet: Hessisches Kultusministerium (HCC-Schulbereich), IBAN: DE86500500000001002401. Für die Bareinzahlungen sind Quittungen auszustellen.

Auch nach der Erteilung von Vollmachten trägt der Schulleiter bzw. die Schulleiterin die Verantwortung für die Führung der Bankkonten und deren ordnungsgemäße Überwachung.

Mit einem Schulgirokonto können Schulen nicht als Gläubiger Forderungen mittels Lastschriftverfahren, z.B. von Eltern, einziehen.

Es ist nur möglich Konten auf Guthabenbasis zu führen.
Demnach sind Überziehungen und Kreditaufnahmen untersagt.
Vor Abbuchung von etwaigen Kontoführungsgebühren ist für ausreichend Deckung zu sorgen.
Die Abbuchungstermine können bei dem entsprechenden Kreditinstitut erfragt werden.

Sollte eine kostenfreie Führung der Bankkonten nicht umsetzbar sein, ist die Finanzierung der Kontoführungsgebühren als „Sonstige Landesaufgabe“ zu Lasten des Schulbudgets finanzierbar, sofern die originären Leistungen aus der Budgetvereinbarung nicht gefährdet werden.

Um Gebühren zu sparen, spricht nichts dagegen, ein Drittmittelkonto für alle Klassenfahrten einzurichten. Bei großen Schulsystemen ist es auch möglich, Drittmittelkonten z. B. je Jahrgangsstufe, je Fachbereich oder nach anderen Kriterien einzurichten.

Kreditinstitute müssen seit 1.Januar 2018 die persönliche Steueridentifikationsnummer ihrer Kunden erfassen. Es gibt eine Erleichterung, wenn Konten in Vertretung für das Land Hessen eröffnet werden. Kreditinstituten ist es in diesen Fällen freigestellt, ob Sie von den Verfügungsberechtigten (Bevollmächtigten) die persönliche Steueridentifikationsnummer erfassen oder nicht.

Weitere InformationenÖffnet sich in einem neuen Fenster

Alle eingerichteten Konten für Drittmittel sind jährlich über ein elektronisches Datenaustauschsystem bis spätestens zum 15. März des Folgejahres zum Zweck einer Vollständigkeitsprüfung und einer zusammenfassenden Dokumentation der Anzahl der Bankkonten zu melden. Die Schule meldet außerdem die Durchführung der Prüfung von Jahresabrechnungen. Die Datenübermittlung und die Datenverarbeitung erfolgt über eine SharePoint-Lösung unter Verwendung des Schulverwaltungsnetzes der Hessischen Zentrale für Datenverarbeitung (HZD). Der Datenaustausch erfolgt über das schon im Einsatz befindliche System ESDAL (= Erhebung statistischer Daten über das Landesschulnetz), für das eine spezifische Anwendung eingerichtet wurde, um ein sicheres Meldeverfahren der Kontenmeldung gewährleisten zu können.
Im Fall von personenbezogenen Daten werden bei der elektronischen Übermittlung und Verarbeitung die geltenden Datenschutzbestimmungen eingehalten.
Die von der HZD gemeldeten Daten werden jeweils den zuständigen Staatlichen Schulämtern zur Prüfung übermittelt.

Hinweis: Klassenkonten sind nicht elektronisch mittels ESDAL zu melden.

Bestehende Landesmittelkonten sind bis spätestens 30. September 2023 bei den jeweiligen Kreditinstituten zu schließen. Sofern ein Bankguthaben besteht, ist dieses unter Angabe des ursprünglichen Verwendungszwecks unverzüglich auf die Bankverbindung des Buchungskreises Schulen - Hessisches Kultusministerium (HCC-Schulbereich), IBAN: DE86 5005 0000 0001 00240 1 – zu überweisen.
Die zuständigen Fachreferate beim Hessischen Kultusministerium für Ocamps und IABF sind schriftlich über die Rückzahlung zu informieren, sodass die Beträge vereinnahmt werden können.