Im Hessischen Kultusministerium

Zwei Vorzimmerkräfte (w/m/d) gesucht

Im Hessischen Kultusministerium sind zum nächstmöglichen Zeitpunkt zwei Stellen einer Vorzimmerkraft (w/m/d) unbefristet zu besetzen. Es handelt sich um die Position als Assistenz im Vorzimmer des Leiters des Ministerbüros und um die Position als Vorzimmerkraft des Zentralabteilungsleiters im Hessischen Kultusministerium.

Wir bieten

eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle Tätigkeit. Sie arbeiten an der Seite ei-nes dynamischen Chefs, führen sein Sekretariat und sorgen täglich aufs Neue für ein perfektes Management. Dabei erhalten Sie Einblick in das breite Aufgaben- und Themenspektrum des Kultusressorts und lernen interessante Persönlichkeiten kennen. Sie dürfen sich auf nette Kolleginnen und Kollegen freuen, mit denen Sie in einem Team arbeiten. Ne-ben einer angemessenen Entlohnung erhalten Sie eine Jahressonderzahlung. Ihr Urlaubsanspruch beträgt 30 Arbeitstage im Kalenderjahr. Als Beschäftigte bzw. Beschäftigter des Landes Hessen kommen Sie außerdem in den Genuss des „LandesTicket Hes-sen". Mit diesem haben Sie nicht nur freie Fahrt im öffentlichen Personennahverkehr (ÖPNV). Es beinhaltet auch die Möglichkeit von montags bis freitags ab 19:00 Uhr und am Wochenende sowie an Feiertagen ganztags einen Erwachsenen und alle zum Haushalt ge-hörenden Kinder bis 14 Jahre kostenfrei mitzunehmen. Es erwartet Sie ein sicherer Arbeitsplatz mit allen Vorzügen des Öffentlichen Dienstes.

Das Hessische Kultusministerium trägt das Gütesiegel Familienfreundlicher Arbeitgeber Land Hessen.

Die Eingruppierung erfolgt außertariflich in Entgeltgruppe 8 TV-H mit Aufstiegsmöglichkeit bis nach Entgeltgruppe 9 TV-H.

Wir suchen

Persönlichkeiten, die sowohl fachlich als auch menschlich rundherum überzeugen, die ihren Beruf mit Herz, Verstand und viel Leidenschaft ausüben und die über ein ausgeprägtes Organisationstalent verfügen. Eine mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Vorzimmer, Vorstandsassistenz, Büromanagement oder vergleichbaren Bereichen ist von Vorteil.

Wesentliche Aufgabenbereiche:

Allgemeine Vorzimmer- und Sekretariatsaufgaben wie z.B.:

  • Terminvereinbarung- und -pflege für den Leiter des Ministerbüros bzw. den Zentralabteilungsleiter
  • Führung und Überwachung des Wiedervorlagensystems, hierbei insbesondere Nachfragen an die Fachabteilungen 
  • Zusammenstellung und Vorlage der Terminunterlagen 
  • Telefonische und schriftliche Korrespondenz 
  • Aktenführung und Erstellung der Wiedervorlagen im elektronischen Aktenführungssystem DOMEA 
  • Organisation von Dienstreisen, von Sitzungen sowie Empfang von Gästen  

Aufgaben im Bereich des Leiters des Ministerbüros wie z.B.:

  • Führung, Überwachung und Pflege der Haushaltsüberwachungslisten für das Budget der Kostenstelle; hierbei Überprüfung der Buchungen in SAP
  • Kontierung und Prüfung der eingehenden Rechnungen des Ministerbüros und ggf. Abstimmung mit dem Haushaltsreferat 
  • Zusammenstellung und Vorlage der Eingangspost beim Leiter des Ministerbüros und anschließende Weitergabe an die Hausspitze und die Fachabteilungen 

Aufgaben im Bereich Personalverwaltung wie z.B.:

  • Führen und Verwalten der Urlaubskonten einschl. der Urlaubsberechnung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Ministeriums
  • Bearbeitung der Krankenvorgänge im Haus 
  • Eintragungen im Zeiterfassungssystem AIDA (Urlaub, Krankheit; Dienstreisen etc.) 
  • Ausstellung von Dienstausweisen 

Berufliche Qualifikationen/ Erfahrungen/ Kenntnisse:

  • Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/ Verwaltungsfachangestellter oder Fachangestellte/Fachangestellter für Bürokommunikation
  • Sicherheit in der Rechtschreibung und Zeichensetzung 
  • Aktuelle IT-Anwenderkenntnisse (Microsoft Office Programme) sowie möglichst SAP-Grundkenntnisse
  • Grundkenntnisse der Struktur der Ministerien und der wesentlichen Organe der Lan-desverwaltung sind von Vorteil

Überfachliche Kompetenzen, die besonders erwartet werden:

  • Sorgfältige, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
  • Engagement, Belastbarkeit und Flexibilität einschließlich der Bereitschaft zur Leis-tung von Überstunden im Bedarfsfall 
  • Hohe Planungs- und Organisationsfähigkeit 
  • Verantwortungsbewusstsein
  • Ausgeprägte Teamfähigkeit 
  • Kompetentes und professionelles Auftreten gegenüber Mitarbeitenden und Externen 
  • Absolute Vertrauenswürdigkeit und Verschwiegenheit 

Die Stellen sind grundsätzlich teilbar, wenn sie zeitlich voll ausgefüllt werden können. Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Bewerbung

Iher Bewerbung mit einschlägigen Unterlagen senden Sie bitte unter Angabe des Aktenzeichens 050.400.010-423 bis zum 02.03.2020 an das

Hessische Kultusministerium
Referat Z.1
Luisenplatz 10
65185 Wiesbaden

oder per E-Mail (eine Datei im pdf-Format) an
Bewerbungen-hkm@kultus.hessen.de

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