Datenschutzinformation nach Art. 13 und 14 DS-GVO

des Hessischen Kultusministeriums als Bewilligungsbehörde und zuständige Stelle für die Bearbeitung von Anträgen auf Einmalzahlung für Fachschülerinnen und Fachschüler sowie Berufsfachschülerinnen und Berufsfachschüler in Bildungsgängen mit dem Ziel eines mindestens zweijährigen berufsqualifizierenden Abschlusses nach dem Studierenden-Energiepreispauschalengesetz (EPPSG)

- Datenschutzinformation für Antragstellende -

1. Überblick und Anwendungsbereich

Seit 27.02.2023 hat das Land Hessen dem Hessischen Kultusministerium (kurz „HKM“) bestimmte Aufgaben und Zuständigkeiten im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Anträgen auf Einmalzahlung nach dem Studierenden-Energiepreispauschalengesetz (EPPSG) übertragen. So ist das HKM im Gebiet des Landes Hessen für die Bearbeitung der Verfahren nach § 1 Abs. 1 und 2 der EPPSG-Durchführungsverordnung des Landes Hessen (EPPSG-VOÖffnet sich in einem neuen Fenster) zuständig.

Die Auszahlung der Einmalzahlungen nach dem EPPSG kann elektronisch unter der URL www.einmalzahlung200.de  Öffnet sich in einem neuen Fensterbeantragt werden. Im Rahmen der Abwicklung der Auszahlungen beschränkt sich die Zuständigkeit des HKM auf Antragsberechtigte aus Hessen. Bei der Abwicklung der Zahlungen nach dem EPPSG ist das HKM nur teilweise für das Verfahren zuständig bzw. übernimmt nur teilweise die entsprechenden Datenverarbeitungsaufgaben und ist insoweit nur teilweise datenschutzrechtlicher Verantwortlicher, wie sich aus Ziff. 1.1-1.2 ergibt.  

Die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit den Auszahlungen der Einmalzahlungen nach dem EPPSG erfolgt in zwei voneinander getrennten Abschnitten:

1. Verarbeitungsabschnitt „Antragssystem“ (Verantwortlichkeit des MID Sachsen-Anhalt, s. Ziff. 1.1).
2. Verarbeitungsabschnitt „Fachverfahren EPPSG“, einschließlich Bekanntgabe elektronischer Verwaltungsakte und Datenaufbewahrung (Verantwortlichkeit, s. Ziff. 1.2). Dieser Verarbeitungsabschnitt umfasst auch die Versendung von Kassendateien zur Vorbereitung der Auszahlung der Geldbeträge durch die Bundeskasse.

1.1. Verarbeitungsabschnitt „Antragssystem“

Die Antragstellung erfolgt ausschließlich elektronisch („online“) über die Website mit der URL www.einmalzahlung200.de. Die Antragstellenden können ihren Antrag dort im eigenen Namen stellen.

Die Datenschutzerklärung für die Antragstellung ist abrufbar unter: www.einmalzahlung200.de/datenschutz

1.2. Verarbeitungsabschnitt „Fachverfahren EPPSG“ (automatisierte Antragsbearbeitung; Bescheiderlass und -bekanntgabe)

Das HKM ist die Bewilligungsbehörde für Antragstellende im Land Hessen. Die gestellten Anträge werden dem HKM zugeleitet. Das HKM prüft die Anträge der Antragstellenden vollautomatisiert und erlässt Bescheide über die Bewilligung oder Ablehnung von Anträgen. Das HKM ist auch für die Versendung von Kassendateien zur Vorbereitung der Auszahlung der Geldbeträge durch die Bundeskasse zuständig. Diese Verarbeitungstätigkeiten des HKM erfolgen auf einer Verarbeitungsplattform, die – unter strikter Trennung der Datenhaltung und Zugriffsrechte – durch technische Schnittstellen mit dem Antragssystem (siehe Ziff. 1.1) verbunden ist.  

2. Verantwortlicher

Diese Datenschutzinformationen gelten nur, soweit das HKM für den Verarbeitungsabschnitt „Fachverfahren EPPSG“ und ggf. die Kommunikation mit Antragstellenden (Ziff. 1.2.) datenschutzrechtlich Verantwortlicher ist.

In diesen Fällen ist datenschutzrechtlich Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der Verordnung (EU) 2016/679 (EU-Datenschutz-Grundverordnung, kurz „DS-GVO“) für die Verarbeitung personenbezogener Daten die

Hessisches Kultusministerium

Luisenplatz 10
65185 Wiesbaden

Telefon: 0611-368-0
E-Mail: poststelle.hkm@kultus.hessen.de

3. Kontaktdaten des/der Datenschutzbeauftragten der [Bezeichnung zuständige Stelle]

Hessisches Kultusministerium

zu Händen der/des Datenschutzbeauftragten -persönlich/vertraulich-

Luisenplatz 10
65185 Wiesbaden

E-Mail: datenschutzbeauftragter.hkm@kultus.hessen.de

4. Quellen der Daten, Datenkategorien, Zwecke und Rechtsgrundlage

4.1.      Folgende Daten über die antragstellende Person übermitteln die Ausbildungsstellen im Zuständigkeitsbereich des HKM an diese für die Zwecke des Verfahrensabschnitts „Fachverfahren EPPSG“:

• Vorname, Nachname, Geburtsdatum sowie die PIN in verschlüsselter Form
• Hash des jeweiligen individuellen Zugangsschlüssels

Das HKM pflegt diese verschlüsselten personenbezogenen Daten zur Erfüllung der Verpflichtungen nach der EPPSG-VO in das IT-System ihres Fachverfahrens ein. Dies dient der Vorbereitung der automatisierten Abwicklung im Falle einer Antragstellung.

4.2.      Folgende Daten über die antragstellende Person, die das MID Sachsen-Anhalt im Verarbeitungsabschnitt „Antragssystem“ verarbeitet (siehe Ziff. 1.1.), werden aus dieser Quelle an das HKM für die Zwecke des Verarbeitungsabschnitts „Fachverfahren EPPSG“ übermittelt:

• Stamm- und Kontaktdaten zur antragstellenden Person: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse; Angaben zum Wohnsitz (optional nach Wahl der antragstellenden Person), Telefon (optional nach Wahl der antragstellenden Person)
• Bankdaten: Kontoinhaber, IBAN
• Erklärungen der antragstellenden Person zu Tatsachen und Kenntnisnahmeerklärungen
• Zugangsschlüssel

Das HKM verarbeitet diese personenbezogenen Daten zur Erfüllung der Verpflichtungen nach der EPPSG-VO, indem sie die aus dem Antragssystem übermittelten Daten den ursprünglich durch die Ausbildungsstätten übermittelten Daten anhand des Zugangsschlüssels zuordnet, diese entschlüsselt und sodann die Erfüllung der Anspruchsvoraussetzungen nach dem EPPSG prüft. Dies dient der Durchführung des Verwaltungsverfahrens.

4.3.      Das HKM nimmt zur Erfüllung der Verpflichtungen nach der EPPSG-VO einen Abgleich der Antragsdaten der antragstellenden Person mit den Fachverfahren anderer zuständiger Stellen vor. Das HKM erhält von der jeweils zuständigen Stelle die Meldung, ob an die betroffene Person bereits eine Auszahlung vorgenommen wurde.

4.4. Das HKM übermittelt an das Antragssystem unter datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit des MID Sachsen-Anhalt (Abschnitt I., Ziffer 1.1.) die Aktualisierung des Antragsstatus je Bearbeitungsfall. Dies ermöglicht, dass Antragstellende im Antragssystem Informationen zum Bearbeitungsstand ihres Antrags einsehen können.

4.5.      Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Antragstellenden zum Zweck der Vorbereitung und späteren Durchführung (Antragsbearbeitung) des Verfahrens im Rahmen des Fachverfahrens EPPSG ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO i.V.m. § 14 Abs. 1 EPPSG-VO. Die öffentliche Aufgabe ergibt sich aus § 2 Abs. 2 EPPSG i.V.m. den Regelungen der EPPSG-VO i.V.m. den Regelungen der „Verwaltungsvereinbarung zur Umsetzung eines digitalen Portals im Vollzug des Studierenden-Energiepreispauschalengesetzes“.  

5. Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten

5.1 Auftragsverarbeiter der [ZUSTÄNDIGE STELLE] als Empfänger auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DS-GVO

5.2. Andere Verantwortliche als Empfänger

5.3. Automatisierte Entscheidungsfindung

Durch das HKM erfolgt im Regelfall der Antragsbearbeitung eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung gem. Art. 22 Abs. 1 DS-GVO. Diese ist nach Art. 22 Abs. 2 lit. b DS-GVO i.V.m. § 35a VwVfG i.V.m. den Regelungen der EPPSG-VO, insbesondere § 11 EPPSG-VO, zulässig.

Durch das HKM erfolgt kein Profiling im Sinne von Art. 13 Abs. 2 lit. f DS-GVO oder Art. 14 Abs. 2 lit. g DS-GVO.

6. Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Die in Abschnitt ‎4. genannten personenbezogenen Daten werden zur Erfüllung rechtlicher Vorgaben für einen Zeitraum von 5 Jahren ab Ende des Jahres, in dem der jeweilige Bescheid erlassen wurde, gesichert aufbewahrt und anschließend gelöscht.

7. Betroffenenrechte

Sie haben im gesetzlichen Umfang nach der DS-GVO folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft,
• Recht auf Berichtigung,
• Recht auf Löschung,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Recht auf Widerruf einer von Ihnen erteilten Einwilligung,
• Recht auf Datenübertragbarkeit.

Durch den Widerruf von Einwilligungen wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Ihnen steht zudem gemäß Art. 77 DS-GVO ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzbehörde zu. Dies ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden, Telefon: 0611 1408 - 0, www.datenschutz.hessen.deÖffnet sich in einem neuen Fenster

Sie können sich mit Fragen und Beschwerden zum Datenschutz auch an die/den unter 2. genannten Datenschutzbeauftragte/n im HKM wenden.